Indonesia telah memasuki era digital. Hampir setiap celah keseharian kita menggunakan perangkat digital. Fenomena masifnya digitalisasi pun merambah cepat di sektor dokumentasi dan informasi, termasuk di dalamnya bidang kearsipan. Pemanfaatan teknologi di bidang kearsipan, pada mulanya difokuskan pada upaya optimalisasi penelusuran informasi yang terekam dalam arsip. Namun demikian, kebutuhan informasi publik tidak hanya cukup dengan mengandalkan banyak otomasi penelusuran yang bergerak mandiri. Masing-masing subdokumen, seperti arsip, perpustakaan, dan museum, bahkan galeri, memiliki sistem penelusurannya masing-masing. Hal tersebut tentu belum menjawab efektivitas dan efisiensi publik dalam mendapatkan informasi dengan cepat, tepat, dan sederhana.
Teknologi penelusuran informasi dalam satu ruang terintegrasi di Indonesia telah dirintis oleh Indonesia One Search yang digagas oleh Perpustakaan Nasional. Dalam website resminya, Indonesia One Search merupakan lokasi untuk penelusuran segala bentuk dokumen, baik dari lingkungan perpustakaan, arsip, dan museum. Adapun mitra yang telah bergabung dalam rumah Indonesia One Search terdiri dari satu perpustakaan nasional, 737 perguruan tinggi, 99 lembaga dokumentasi khusus, 74 lembaga perpustakaan dan kearsipan daerah, 12 sekolah, dan 2 repositori arsip jurnal. Meski demikian, informasi dari dokumen berbentuk arsip belum masuk dalam mitra Indonesia One Search.
Khusus untuk kearsipan, Arsip Nasional Republik Indonesia telah memfasilitasi penelusuran arsip melalui portal Jaringan Informasi Kearsipan Nasional. Portal resmi yang dibangun oleh ANRI tersebut mengintegrasikan dokumen arsip, khususnya yang berasal dari lembaga kearsipan hingga ke tingkat daerah. Apabila melihat pada dua portal resmi tersebut, dapat disimpulkan sementara bahwa antara bidang perpustakaan dan kearsipan pun belum memiliki rumah yang sama. Hal ini tentu berdampak pada penelusuran informasi yang masih jauh dari efektif, efisien, dan sederhana. Publik harus membuka dua portal utama dan masih harus mempelajari detail pemanfaatan dan cara penelusuran informasi agar menemukan apa yang dibutuhkan. Waktu yang dibutuhkan menjadi terbuang hanya untuk memahami dan menelusuri dua portal utama. Apalagi jika kita cermati portal JIKN yang masih jauh dari user-friendly.
Masyarakat tentu berharap bahwa di era hoax saat ini, lembaga informasi dan dokumentasi di Indonesia mampu menyajikan informasi yang valid dan jauh dari unsur hoax. Model penyajiannya pun diidealkan sebagaimana mesin penelusuran milik Google Inc. Model penelusuran satu atap pada dasarnya telah banyak dilakukan di beberapa negara maju, salah satunya Jerman. Dalam salah portal penelusuran yang digagas oleh Marion Malmann-Biehler terdapat sinkronisasi atau integrasi apik antara arsip, perpustakaan, dan museum. Semoga di masa mendatang, bidang kearsipan, perpustakaan, museum, hingga galeri di Indonesia dapat memiliki rumah bersama untuk menyimpan dan menelusuri informasi sehingga memudahkan masyarakat dalam memenuhi kebutuhan dasar, berupa informasi dan pengetahuan.
Oleh : Rina Rakhmawati