Oleh: Titi Susanti, Puspitalia Dwi Aisah & Lintang Aurora
Rencana pemindahan ibu kota negara dari Jakarta ke Kalimantan Timur bukan hanya tentang perpindahan fisik, tetapi juga mencakup transformasi digital yang menyeluruh dalam tata kelola pemerintahan. Salah satu aspek penting yang harus disiapkan adalah pengelolaan arsip pemerintahan yang modern dan efisien. Arsip memainkan peran vital sebagai sumber informasi strategis yang mendukung transparansi, akuntabilitas, serta efisiensi administrasi negara. Dalam konteks inilah peran Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (Srikandi) menjadi sangat penting.
Pentingnya Pengelolaan Arsip Modern
Arsip bukan sekadar sekumpulan dokumen yang disimpan di ruang arsip, tetapi merupakan aset strategis yang mendukung pengambilan keputusan, akuntabilitas, serta sebagai jejak sejarah kinerja pemerintahan. Pengelolaan arsip yang efektif memungkinkan pemerintah menjalankan fungsi-fungsi administrasinya dengan baik dan meminimalkan risiko kehilangan data penting. Seiring dengan rencana pemindahan ibu kota ke Kalimantan Timur, manajemen arsip yang modern dan terintegrasi menjadi semakin krusial untuk memastikan keberlanjutan tata kelola yang baik di lokasi baru.
Menurut Sekretariat Negara (2019), pemindahan ibu kota negara ini menuntut kesiapan infrastruktur yang tidak hanya fisik tetapi juga digital. Salah satu tantangan utamanya adalah memastikan integrasi sistem administrasi yang solid agar semua data, informasi, dan arsip dapat dipindahkan, dikelola, dan diakses dengan baik di lokasi baru.
Srikandi: Menjawab Tantangan Pengelolaan Arsip Dinamis
Untuk menghadapi tantangan ini, Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) mengembangkan Srikandi sebagai solusi berbasis web untuk memodernisasi sistem pengelolaan arsip dinamis di seluruh instansi pemerintahan (ANRI, 2020). Aplikasi ini dirancang agar seluruh proses pengelolaan arsip—mulai dari penciptaan, pengolahan, penyimpanan, hingga pemusnahan arsip—dapat dilakukan secara digital dan terintegrasi.
Keunggulan utama Srikandi terletak pada kemampuannya untuk mengelola dan menyatukan data arsip dari berbagai kementerian dan lembaga di seluruh Indonesia. Ini akan sangat mendukung proses pemindahan ibu kota, karena aplikasi ini memungkinkan akses dan pengelolaan arsip yang cepat dan efisien di lokasi mana pun. Dengan kata lain, Srikandi dapat memfasilitasi tata kelola arsip yang terdesentralisasi, sehingga transisi menuju ibu kota baru dapat berlangsung lebih mulus.
Tantangan Implementasi Srikandi
Namun, implementasi teknologi baru seperti Srikandi tentu tidak tanpa hambatan. Tantangan terbesar adalah infrastruktur teknologi yang belum merata di seluruh instansi pemerintah di Indonesia. Beberapa kementerian di Jakarta mungkin telah memiliki jaringan internet dan perangkat keras yang mendukung penggunaan Srikandi, namun situasi di daerah-daerah, terutama di Kalimantan Timur, masih membutuhkan perhatian lebih (ANRI, 2020). Hal ini menjadi kendala utama dalam pengembangan aplikasi ini sebagai tulang punggung pengelolaan arsip di ibu kota baru.
Selain itu, resistensi dari pengguna juga merupakan tantangan signifikan. Menurut teori Technology Acceptance Model (TAM) yang dikembangkan oleh Davis (1989), adopsi teknologi baru sangat dipengaruhi oleh persepsi pengguna mengenai kemudahan penggunaan (perceived ease of use) dan manfaat yang dirasakan (perceived usefulness). Sejalan dengan teori diffusion of innovations dari Rogers (2003), resistensi pengguna terhadap inovasi sering kali muncul karena kurangnya pemahaman dan kebiasaan terhadap sistem lama.
Hasil penelitian Venkatesh et al. (2003) menunjukkan bahwa penerimaan pengguna sangat penting dalam keberhasilan implementasi teknologi baru. Dalam konteks Srikandi, diperlukan pendekatan yang komprehensif untuk mengatasi resistensi ini, salah satunya adalah dengan menyediakan pelatihan intensif yang berkelanjutan untuk para pegawai.
Kesiapan Infrastruktur di Ibu Kota Baru
Kesiapan infrastruktur teknologi di ibu kota baru merupakan salah satu prasyarat utama keberhasilan implementasi Srikandi. Infrastruktur yang kuat, mulai dari jaringan internet yang stabil hingga perangkat keras yang memadai, sangat penting agar seluruh instansi dapat terhubung dengan baik dan dapat memanfaatkan aplikasi ini secara optimal. Namun, ANRI menyebutkan bahwa saat ini masih terdapat kesenjangan infrastruktur antara Jakarta dan Kalimantan Timur, yang harus segera diatasi sebelum ibu kota resmi dipindahkan (ANRI, 2020).
Peluang dan Strategi Pengembangan Srikandi di Ibu Kota Baru
Meskipun ada sejumlah tantangan, peluang pengembangan Srikandi di ibu kota baru sangat besar. Dukungan pemerintah terhadap digitalisasi tata kelola pemerintahan membuka peluang untuk mengembangkan aplikasi ini menjadi lebih adaptif dan terintegrasi. Salah satu strategi yang dapat dilakukan adalah dengan mengintegrasikan Srikandi dengan sistem manajemen informasi pemerintahan lainnya, seperti sistem keuangan dan sistem perencanaan pembangunan. Dengan demikian, Srikandi tidak hanya menjadi aplikasi pengelola arsip, tetapi juga menjadi bagian dari ekosistem digital pemerintahan yang lebih luas.
Rekomendasi untuk Optimalisasi Srikandi di Ibu Kota Baru
Untuk memastikan kesiapan Srikandi dalam mendukung pengelolaan arsip di ibu kota baru, beberapa langkah perlu dilakukan:
Penguatan Infrastruktur Teknologi
Pemerintah perlu memastikan bahwa seluruh instansi yang akan beroperasi di ibu kota baru memiliki infrastruktur teknologi yang memadai, seperti jaringan internet yang stabil dan perangkat keras yang canggih. Tanpa dukungan infrastruktur yang baik, implementasi Srikandi tidak akan berjalan optimal.
Pelatihan dan Pengembangan Kapasitas SDM
ANRI perlu menyelenggarakan pelatihan intensif bagi para pegawai yang akan menggunakan Srikandi agar mereka dapat memahami fitur-fitur yang ada dan menerapkannya dengan baik. Pelatihan yang berkelanjutan sangat penting untuk mengurangi resistensi dan meningkatkan penerimaan pengguna.
Integrasi Sistem
Srikandi perlu dikembangkan lebih lanjut agar dapat diintegrasikan dengan sistem manajemen informasi lain yang akan diterapkan di ibu kota baru. Hal ini penting untuk menciptakan tata kelola data dan informasi yang terintegrasi, sehingga dapat mendukung efisiensi dan transparansi tata kelola pemerintahan.
Catatan akhir
Srikandi adalah inovasi yang sangat penting dalam pengelolaan arsip dinamis nasional. Dengan memanfaatkan teknologi berbasis web, aplikasi ini memiliki potensi besar untuk meningkatkan efisiensi, akuntabilitas, dan transparansi tata kelola arsip di seluruh instansi pemerintah. Namun, keberhasilan implementasinya di ibu kota baru akan sangat bergantung pada kesiapan infrastruktur, penerimaan pengguna, serta dukungan penuh dari pemerintah untuk digitalisasi administrasi.
Dengan strategi yang tepat, Srikandi dapat menjadi pilar utama pengelolaan arsip nasional yang mendukung kelancaran administrasi pemerintahan di ibu kota baru, serta mempercepat transformasi digital di sektor publik Indonesia.
Referensi
(2020). Pedoman Implementasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (Srikandi). Jakarta: Arsip Nasional Republik Indonesia.
Davis, F. D. (1989). Perceived Usefulness, Perceived Ease of Use, and User Acceptance of Information Technology. MIS Quarterly, 13(3), 319-340.
Rogers, E. M. (2003). Diffusion of Innovations. New York: Free Press.
(2019). Rencana Pemindahan Ibu Kota Negara: Tahapan dan Strategi. Jakarta: Sekretariat Negara Republik Indonesia.
Venkatesh, V., Morris, M. G., Davis, G. B., & Davis, F. D. (2003). User Acceptance of Information Technology: Toward a Unified View. MIS Quarterly, 27(3), 425-478.
Titi Susanti merupakan pengajar Program Studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi Sekolah Vokasi UGM.
Puspitalia Dwi Aisah & Lintang Aurora merupakan anggota tim peneliti dan mahasiswa Program Studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi Sekolah Vokasi UGM.