Oleh: Supriadianto, Muhammad Farolan Ramadhani & Surya Pratama
Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Sebagai suatu lembaga pendidikan, Departemen Bahasa, Seni, dan Manajemen Budaya Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada melaksanakan tugas pokok dan fungsinya yang mana menghasilkan arsip terkait kegiatan-kegiatan di lingkup departemen tersebut.
Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dijelaskan bahwa arsip inaktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Istilah arsip dinamis inaktif ini umumnya merujuk pada arsip yang sudah jarang digunakan atau pada arsip yang sudah tidak digunakan yang masih disimpan hingga masa retensinya berakhir. Menurut (Duranti & Frank, 2015:587) jenis-jenis arsip ini memiliki istilah yang berbeda dan lebih spesifik; yang pertama disebut sebagai semi-active records, sedangkan yang kedua disebut sebagai inactive records. Kedua istilah ini tercakup dalam istilah yang digunakan di lingkungan kearsipan di Indonesia yakni arsip dinamis inaktif.
Apabila ditinjau dari segi penataan, ada dua jenis arsip dinamis inaktif yakni arsip dinamis inaktif teratur dan arsip dinamis inaktif tidak teratur. Arsip dinamis inaktif tergolong teratur apabila fisik arsipnya sudah tertata berikut semua kelengkapan dan instrumen kontrol berupa daftar arsip dan jadwal retensi arsip. Sebaliknya, arsip dinamis inaktif tidak teratur merupakan arsip yang fisik arsipnya belum tertata dan tidak memiliki kelengkapan dan instrumen kontrol pengelolaannya (Rusidi, 2008).
Dalam hal pengelolaan arsip, diperlukan suatu pedoman yang baku yang mengatur standar pengelolaan arsip di suatu lingkungan kerja. Dalam konteks Indonesia, sudah ada peraturan-peraturan di tingkat nasional, daerah, maupun institusi yang mengatur tentang pengelolaan arsip di lingkungannya. Akan tetapi, peraturan-peraturan ini masih bersifat umum dan belum merujuk secara spesifik pelaksanaan kerja sesuai situasi, kondisi, dan sistem kerja yang berlaku di lapangan. Hal ini membuat pengelola arsip harus mengira-ngira dengan menggunakan intuisi dan insting mereka dalam mengelola arsip yang ada di bawah tanggung jawab mereka. Fenomena ini membuat pengelolaan arsip menjadi tidak baku karena tiap-tiap arsiparis memiliki pandangannya sendiri-sendiri.
Fenomena ini bisa berdampak buruk terhadap keberlanjutan pengelolaan arsip suatu institusi. Adanya arsiparis yang menerapkan peraturan yang berlaku di lingkungan kerjanya dengan standarnya sendiri bisa membuat hasil pengelolaan arsip menjadi tidak konsisten. Hal ini kemudian bisa berujung pada kerugian institusi pemilik arsip. Untuk mencegah agar hal ini tidak terjadi, diperlukan suatu standar operasional yang baku agar pelaksanaan kerja bisa terlaksana dengan seragam dan mutunya terjamin.
Menurut Griffin (2004), Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan suatu standar perencanaan yang berisikan uraian langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam keadaan tertentu. Hal ini berarti bahwa SOP sifatnya sudah lebih konkrit dan sudah mengacu kepada kegiatan riil di lapangan dan bukan hanya sekedar sebuah panduan umum yang mengatur secara garis besar konseptual suatu pekerjaan. Tentunya dengan adanya suatu pedoman yang lebih mendetail, pelaksanaan pekerjaan akan jadi lebih terkendali dan lebih terjamin mutunya. Maka dari itulah, apabila pengelolaan arsip dilakukan dengan sebuah SOP sebagai pedomannya, pelaksanaan, hasil kerja, hingga keberlanjutannya bisa jadi lebih konsisten.
Referensi:
Duranti, L., & Franks, P. C. (Eds.). (2015). Encyclopedia of archival science. Rowman & Littlefield.
Griffin, R. W., 2004. Manajemen. Jakarta: Erlangga.
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Rusidi. (2008). Penanganan arsip inaktif tidak teratur. 1–10. http://dpad.jogjaprov.go.id/article/archive/download/penanganan-arsip-inaktif-tidak-teratur-69.
Supriadianto merupakan pengajar Program Studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi Sekolah Vokasi UGM.
Muhammad Farolan Ramadhani & Surya Pratama merupakan anggota tim peneliti dan mahasiswa Program Studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi Sekolah Vokasi UGM.