Oleh: Waluyo
Lembaga kearsipan adalah tempat di mana bahan-bahan unik (disebut archives) yang tidak diterbitkan disimpan untuk penelitian. Menurut kamus Oxford, lembaga kearsipan adalah “tempat di mana catatan publik atau dokumen bersejarah disimpan,” dan “catatan sejarah atau dokumen yang dilestarikan.” (Glandt, 2021; 4). Di Indonesia, secara tegas dinyatakan dalam undang-undang bahwa lembaga kearsipan bertanggungjawab mengelola arsip statis; Pasal 9 angka (4) UU Nomor 43 tahun 2009 menyatakan pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab Lembaga kearsipan.
Di Indonesia, keberadaan lembaga kearsipan telah diatur sedemikian rupa karena “kearsipan” telah menjadi urusan negara. Meskipun demikian masih terdapat keterbatasan dalam pengaturan terkait lembaga kearsipan ini, terutama bahwa “lembaga kearsipan” hanya berada pada lembaga-lembaga pemerintahan (government). Pengaturan bahwa lembaga kearsipan terdiri dari lembaga kearsipan pada tingkat nasional, daerah provinsi, kabupaten kota dan pergurun tinggi negeri menimbulkan pertanyaan, lalu bagaimana dengan pengelolaan arsip statis pada sektor privat?
Secara jelas, dalam undang-undang tersebut disebutkan bahwa lembaga kearsipan bertanggungjawab dalam mengelola arsip statis, artinya Lembaga kearsipan adalah lembaga pelestari memori kolektif dari semua pecipta arsip. Sebagai Lembaga pelestari, maka menjadi keniscayaan untuk memanfaatkan teknologi terbaru dari perkembagan teknologi informasi saat ini.
Lembaga kearsipan tidak secara tiba-tiba menjadi pelestari arsip (warisan budaya), karena materi arsip tersebut sesungguhnya tercipta pada unit-unit kerja. Perlu dipahami bahwa arsip sebelum mencapai hilir, yaitu warisan budaya, arsip akan melalui suatu perjalanan yang dimulai dari tahap penciptaan (creation) di hulu pada unit-unit terkecil dalam lingkup organisasi tersebut sebagai arsip dinamis.
Bagaimanapun arsip-arsip tercipta disemua sektor seiring aktivitasnya. Maka pengelolaan dan tentu terutama penyelamatan arsip menjadi satu kesatuan dengan manajemen organsasi. Selain itu, penegasan terkait pelestarian arsip sebagai warisan budaya harus menjadi kesadaran bersama.
Sesungguhnya tujuan akhir pengelolaan arsip adalah untuk melestarikan dan menjadikan arsip dapat digunakan oleh masyarakat (Schellenberg, 1996;224). Lembaga kearsipan memiliki tanggungjawab ganda yaitu pelestarian dan penggunaan (Holbert (1977:2) . Lembaga kearsipan dibentuk untuk melestarikan arsip yang berkaitan dengan bukti pelaksanaan kegiatan, peristiwa, prestasi intelektual serta pengembangan potensi yang melahirkan inovasi dan karya-karya pembangunan lainnya, yang berkaitan dengan fungsi pencipta-pencipta arsip.
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyatakan bahwa lembaga kearsipan wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari pencipta arsip. Pengelolaan arsip statis dilakukan melalui kegiatan akuisisi, pengolahan, preservasi, akses dan pelayanan arsip statis dalam suatu sistem kearsipan nasional. Pengelolaan arsip statis ditujukan untuk menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban nasional dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Arsip-arsip yang dilestarikan oleh lembaga kearsipan, merupakan arsip statis, yaitu arsip yang dipermanenkan karena memiliki nilai guna sekunder. Nilai guna sekunder merupakan fungsi arsip diluar dari instansi pencipta/pemiliknya dan memiliki fungsi bagi masyarakat atau publik . Nilai guna sekunder arsip statis meliputi nilai guna kebuktian, nilai guna informasional dan nilai guna intrinsik.
Deklarasi Universal tentang Arsip, menyatakan bahwa “arsip merekam keputusan, tindakan dan memori. Arsip merupakan warisan yang unik dan tak tergantikan melalui dari satu generasi ke generasi lainnya. Arsip dikelola sejak penciptaan untuk melestarikan nilai guna dan maknanya. Arsip adalah sumber otoritatif informasi yang menopang kegiatan administrasi yang akuntabel dan transparan. Arsip memainkan peran penting dalam pengembangan masyarakat dengan menjaga dan menyumbang memori individu dan masyarakat. Akses terbuka terhadap arsip memperkaya pengetahuan kita terhadap masyarakat manusia, meningkatkan demokrasi, melindungi hak-hak warga negara dan meningkatkan kualitas hidup”. (ICA, UNESCO, 2011)
Untuk mewujudkan pelestarian arsip sabagai warisan yang unik, maka peran alih media merupakan hal yang sangat penting dan mendesak. Pernyataan merekam keputusan, tindakan, dan memori, menguatkan bahwa arsip adalah rekaman, bukti, jejak dari setiap aktivitas, setiap tindakan. Oleh karenanya, maka arsip akan menjadi pusat ingatan. Demikian seorang sastrawan Pramudya Ananta Toer pernah mengatakan bahawa arsip membantu seseorang memperbaiki ingatan. Arsip menunjukkan kekuatan pribadi pemiliknya. Arsip tidak akan berbohong karena ia tidak bisa membantah dirinya sendiri”
Oleh sebab itu Lembaga kearsipan mempunyai peran yang strategis dalam melestarikan arsip serta memasyarakatkan arsip untuk kepentingan ilmu pengetahuan dan pembangunan. Sesungguhnya tujuan akhir pengelolaan arsip adalah untuk melestarikan dan menjadikan arsip dapat digunakan oleh masyarakat (Schellenberg, 1996;224).
Dorongan budaya untuk mendirikan lembaga kearsipan (Public Records Office) sesuangguhnya berasal dari para sejarawan. Sejak abad ke-17 dan seterusnya telah berusaha untuk mengembangkan pengakuan publik terhadap nilai arsip. (Schellenberg, 1956; 4). Meskipun pada perkembangan berikutnya bukan hanya sejarawan yang berkepentingan terhadap arsip, semua cabang ilmu pada masa sekarang ini sesungguhnya memerlukan arsip. Ilmu-ilmu dasar yang bergerak pada masalah taksonomi, tidak bisa lepas dari perspektif sejarah, maka arsip menjadi sumber primernya.
Arsip yang dikelola oleh lembaga kearsipan adalah bagian penting dari warisan budaya komunitas global. Arsip berkontribusi untuk membangun dan memelihara budaya dunia “Archives are an essential part of the cultural heritage of the global community. They contribute to establishing and maintaining of the world’s culture” (Axel Plathe, official of the UNESCO, 1999).Kontribusi yang dimaksud terlihat peran penting pengelolaan arsip dalam pencapaian tujuan pembanguan berkelanjutan. Lembaga kearsipan berperan sebagai penyedia data dan informasi yang diperlukan untuk perencanaan, pemantauan, evaluasi, dan pengambilan keputusan. Identifikasi terhadap 17 tujuan pembangunan berkelajutan menunjukkan kebutuhan arsip secara eksplisit tertulis pada kata kunci “informasi” dan “data”, yang keduanya adalah arsip.
Referensi
Armida Salsiah Alisjahbana dan Endah Murniningtya, 2018, Tujuan Pembangunan Berkelanjutan di Indonesia: Konsep, Target dan Strategi ., Implementasi, Bandung: Unpad Press.
Chrysanthopoulos, Christos, et al., “University archives: the research road travelled and the one ahead. Global Knowledge”, Memory and Communication Vol. 72 No. 1/2, 2023 pp. 44-68.
Dupont, Christian Yves, “Libraries, Archives, and Museums in the Twenty-First Century: Intersecting Missions, Converging Futures? in RBM A Journal of Rare Books Manuscripts and Cultural Heritage · March 2007
Duranti, Luciana, and Patricia C. Franks.eds. 2015. Encyclopedia of Archival Science.Rowman & Littlefield. Lanham • Boulder • New York • London.
Franks, Patricia C. 2021. The Handbook of Archival Practice, Rowman and Littlefield, London.
Waluyo merupakan pengajar di Program Studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi Sekolah Vokasi UGM.