Oleh: Herraditya Mahendra
Forum Film Dokumenter (FFD) merupakan sebuah lembaga yang memiliki fokus pada perkembangan film dokumenter secara umum. Lembaga ini merupakan organisasi nirlaba yang berfokus pada pengembangan film dokumenter sebagai medium ekspresi dan ekosistem pengetahuan melalui program ekshibisi, edukasi, distribusi, dan pengarsipan film. Sejak mengawali kegiatannya dari tahun 2002 sampai sekarang, FFD telah berperan aktif dalam membuka kolaborasi antarpelaku dalam ekosistem perfilman Indonesia melalui medium dokumenter.
FFD memiliki beberapa program kerja yang dijalankan untuk mendukung tercapainya visi dan misi yang sudah direncanakan. Program kerja FFD disesuaikan dengan kebutuhan forum dan kebutuhan masyarakat terhadap film dokumenter. Program kerja yang dijalankan oleh FFD adalah sebagai berikut:
- Festival
Festival merupakan salah satu program rutin dari forum sejak tahun 2002, yang diselenggarakan setiap bulan Desember dan masih berlangsung rutin tiap tahunnya.
- Penelitian & Kajian
Berkolaborasi dengan para akademisi, kritikus film, dan lembaga dokumenter yang bertujuan mengasah dialektika dari berbagai perkembangan wacana dan gagasan, serta menciptakan dinamika ruang yang lebih luas bagi para penggiat, pelaku, dan pembuat film dokumenter di Indonesia.
- Pemutaran
Membangun kesadaran akan kebutuhan tontonan alternatif, yang senantiasa dapat mengasah dialektika berbagai wacana dan gagasan, serta membuka ruang dinamis bagi film dokumenter dengan estetika tutur yang kreatif.
- Lokakarya
Program ini bertujuan untuk mengaktivasi pegiat dokumenter agar mendapat akses pengetahuan dokumenter baik secara akademis maupun praktek. Lokakarya yang diselenggarakan FFD memiliki berbagai macam bentuk seperti schooldoc, masterclass, dan lokakarya produksi.
- Pengarsipan
Pengumpulan dan pendataan koleksi film yang dimiliki FFD sejak tahun 2002. Sampai saat ini FFD telah mengoleksi kurang lebih 2500 film dokumenter. Program pengarsipan ini bertujuan untuk menjadikan film dokumenter sebagai sumber referensi untuk publik. Arsip yang dimiliki FFD bisa diakses oleh publik untuk kepentingan penelitian, referensi, pemutaran publik, maupun menjadi materi ajar di lembaga pendidikan.
Praktik Pengelolaan Arsip
Dari program-program yang sudah dijalankan FFD dari tahun 2002, baik itu program festival maupun forum, FFD memiliki berbagai macam bentuk dokumen, dokumentasi, dan koleksi film. Oleh karena itu pada tahun 2007, FFD memulai mengelompokkan beberapa dokumen dan koleksi filmnya agar lebih tertata. FFD mulai menyortir tiap dokumen dan mengelompokkannya pada per tahun. Setelah dikelompokkan per tahun, dokumen itu akan disortir dan dikelompokkan sesuai dengan jenis dokumennya. Jenis-jenis dokumen yang dikelompokkan adalah dokumen surat, catatan program, katalog, notulensi, dan laporan. Tiap dokumen-dokumen fisik akan disimpan dalam map-map yang sudah dinamai tiap pengelompokkannya. Sedangkan dokumen-dokumen yang berbentuk softcopy akan dikelompokkan tiap folder dan dinamai tiap pengelompokannya. Data-data fisik yang belum ada softcopy-nya akan didigitalisasi dan akan disimpan pada harddisk sesuai dengan pengelompokannya. Data tersebut akan disimpan pada harddisk administrasi yang sudah disiapkan. Hal yang belum dilakukan dari proses pengarsipan dokumen ini adalah membuat metadata tiap dokumen yang ada. FFD baru melakukan proses penyortiran dan pengelompokkan dari tiap dokumen yang ada.
FFD juga memiliki koleksi data dokumentasi yang terkumpul sejak 2002. Data dokumentasi terdiri dari foto, rekaman audio, dan video. Perlakuan data dokumentasi juga hampir sama dengan dengan dokumen. Data dokumentasi disortir dan dikelompokkan sesuai dengan tahunnya. Setelah itu akan dikelompokkan sesuai jenisnya. Namun yang berbeda pada data dokumentasi adalah penyortiran footage video atau foto dari dokumentasi ini tidak dihapus atau dibuang, melainkan akan disimpan dengan klasifikasi per tahun dan per program, sehingga di kemudian hari footage ini masih bisa dipakai lagi untuk keperluan membuat suatu karya lain. Kemudian data ini akan disimpan pada harddisk dokumentasi yang sudah disiapkan. Pada harddisk dokumentasi ini akan dikelompokkan per tahun dan jenisnya di tiap folder.
Koleksi film yang dimiliki FFD kurang lebih berjumlah 2500 film. Film-film tersebut didapatkan dari penyelenggaraan festival sejak tahun 2002. Film-film yang dikoleksi FFD memiliki bentuk yang beragam mulai dari VHS, VCD, Mini-DV, DVD, dan softcopy. Materi film FFD sebagian besar sudah didigitalisasi dalam format digital yang berbentuk softcopy. Proses pengarsipan koleksi film FFD di awali dengan menerima film-film dari gelaran festival dan program forum. Film-film dari gelaran festival masuk melalui proses call for entry. Proses ini menjadi pool pembuat film untuk memasukkan filmnya ke ajang Festival Film Dokumenter tiap tahunnya. Pada call for entry, pembuat film akan mengisi data filmnya mulai dari judul film, nama sutradara, rumah produksi, sinopsis film, hingga snapshots film yang ia produksi. Data-data yang dimuat dalam call for entry inilah yang dijadikan dasar FFD untuk membuat metadata film-film yang akan diarsipkan. Setelah metadata dikumpulkan, FFD mulai memilah dan mengumpulkan file film yag diterima oleh festival. Film-film tersebut akan dikelompokkan berdasarkan 4 klasifikasi, yakni Finalis Kompetisi (FK), Non-Finalis (NF), Program (PR), dan Koleksi (K). Klasifikasi ini juga yang akan dijadikan landasan dalam membuat call number dari tiap film yang diarsipkan. Film-film tersebut akan dikelompokkan sesuai klasifikasinya, lantas film-film itu akan ditonton kembali untuk melengkapi metadata. Setelah dirasa metadata sudah lengkap, film akan dibuatkan call number sesuai ketentuan sebagai berikut, Untuk call number, penamaan diawali dengan tiga huruf awal film, dilanjutkan dengan tahun produksi film, kemudian dilanjutkan dengan referensi, FK, NF, PR, K, lalu diakhiri dengan dua huruf inisial sutradara film tersebut. Call number dituliskan dengan tanda kurung siku pada awal ([) dan akhir (]). Misalnya, film program Turning 18 oleh Ho Chao-ti dengan tahun produksi 2018 mendapat call number [IVE-2018-PR-HC]. Setelah membuat call number, film akan disimpan dalam harddisk film dengan menggunakan folder dengan call number yang sudah dibuat. Film akan dikelompokkan sesuai abjad judul. Pengelompokkan sesuai abjad judul dipilih karena sebagian besar pengakses lebih banyak menanyakan judul sebagai acuan pencarian, sehingga FFD merasa jika pengelompokannya berdasarkan abjad judul akan lebih mempermudah pencarian. Film yang sudah disimpan di harddisk akan dibuat salinannya dalam bentuk DVD dan akan ditata sesuai dengan call number-nya.
Arsip yang sudah ditata FFD bisa diakses oleh publik, namun akses yang diberikan pada publik masih terbatas. Ada beberapa ketentuan terkait akses publik yang diberikan FFD terkait arsip yang dimiliki oleh FFD. Hal yang paling penting adalah Hak Atas Kekayaan Intelektual (HAKI), FFD memiliki HAKI dari arsip dokumen dan dokumentasi karena dua hal tersebut adalah arsip yang dibuat FFD sendiri dari tiap penyelenggaraan programnya, namun dari film-film yang dikoleksi FFD, HAKI dimiliki penuh oleh pembuat filmnya. FFD hanya punya hak untuk meyimpan dan mempergunakannya untuk kepentingan edukasi. Oleh karena itu jika publik ingin mempergunakan arsip film yang dimiliki FFD, publik harus menontonnya di ruangan yang disediakan khusus oleh FFD. Publik yang ingin mengadakan pemutaran dan riset terkait film arsip FFD akan diberikan kontak pembuat filmnya dan diwajibkan untuk meminta ijin kepada pembuat film terlebih dahulu, jika pembuat film sudah memberikan ijin, FFD baru bisa memberikan akses pada publik yang ingin mengakses.
Mendukung Eksplorasi Medium Dokumenter.
Forum Film Dokumenter berkomitmen terus mendukung perkembangan kreativitas dan eksplorasi medium, pembelajaran kreatif, distribusi, serta promosi film dokumenter bagi masyarakat luas. FFD percaya bahwa film dokumenter merupakan sarana strategis untuk menumbuhkan empati, menginspirasi masyarakat, serta membentuk perspektif terhadap dunia secara luas. Oleh karena itu, FFD ingin memperkuat eksplorasi terhadap dokumenter dengan membuka akses arsip yang dimiliki FFD seluas-luasnya, terutama arsip filmnya. FFD sedang membangun sebuah platform web yang memuat database film-film yang diarsipkan FFD. Database ini akan memberikan info selengkap-lengkapnya terkait arsip film yang dimiliki FFD, mulai dari nama sutradara, rumah produksi, sinopsis, hingga penghargaan-penghargaan yang pernah diraih oleh film tersebut. Database ini juga akan memuat tulisan-tulisan terkait film-film yang diarsipkan oleh FFD, sehingga teks yang berada dalam film tersebut masih bisa diproduksi ulang dalam bentuk lain dan juga akan memperluas jangkauan nilai-nilai dalam film tersebut. Database ini juga diharapkan bisa menjadi sumber rujukan untuk melakukan riset atau pengajaran terkait topik tertentu yang ada dalam film dokumenter yang diarsipkan FFD. Kerja-kerja yang dilakukan FFD tentunya bisa membangun ekosistem dokumenter yang sehat, karena film tidak akan berhenti di satu masa tertentu namun film juga bisa akan terus menerus diakses untuk kepentingan edukasi secara secara tepat guna.