Oleh: Lastria Nurtanzila & Faizatush Sholikhah
Salah satu goals dari SDG’s adalah untuk mempromosikan kedamaian, keadilan dan institusi yang kuat. Melalu goal ini, SDG’s juga memiliki satu topik relevan yaitu informasi untuk pembentukan keputusan terintegrasi dan partisipasi. Dalam berbagai kajian pengelolaan informasi, posisi dari pemahaman terhadap informasi publik sangatlah penting. Indonesia merupakan salah satu negara yang memiliki komitmen dalam perwujudan keterbukaan informasi publik. Pengelolaan informasi publik di Indonesia diatur dalam dua regulasi yaitu UU No 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik dan UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Kedua regulasi memiliki porsinya masing-masing dalam pengelolaan informasi publik ini.
Keterbukaan informasi publik merupakan salah satu fondasi utama dalam mewujudkan pemerintahan yang transparan, akuntabel, dan partisipatif. Di Indonesia, hak masyarakat untuk memperoleh informasi dijamin melalui Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Dalam undang-undang tersebut dijelaskan bahwa informasi publik adalah informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau diterima oleh badan publik yang berkaitan dengan penyelenggara dan penyelenggaraan negara serta badan publik lainnya yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Informasi publik mencakup berbagai aspek, mulai dari kebijakan, program, kegiatan, hingga arsip-arsip yang memiliki nilai guna administratif, hukum, dan sejarah bagi masyarakat.
Pengelolaan informasi publik menjadi tanggung jawab badan publik, yaitu lembaga-lembaga yang menjalankan fungsi penyelenggaraan negara. Badan publik meliputi lembaga eksekutif, legislatif, yudikatif, badan nonstruktural, serta badan publik nonpemerintah yang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari keuangan negara. Dalam konteks kearsipan, lembaga yang memiliki kewenangan penting dalam pengelolaan informasi publik adalah Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan lembaga kearsipan daerah (LKD) di tingkat provinsi maupun kabupaten/kota. Lembaga-lembaga ini tidak hanya bertugas mengamankan dan menyimpan arsip, tetapi juga mengolah dan menyajikan informasi yang terkandung di dalam arsip agar dapat diakses oleh publik secara tepat, cepat, dan efisien sesuai dengan prinsip keterbukaan informasi.
Dalam beberapa tahun terakhir, lembaga kearsipan di Indonesia semakin aktif mengembangkan berbagai program publik yang bertujuan untuk mendiseminasikan informasi kepada masyarakat luas. Program publik kearsipan berfungsi sebagai jembatan antara arsip sebagai sumber informasi dengan masyarakat sebagai penerima manfaat. Arsip yang sebelumnya hanya tersimpan di ruang penyimpanan kini dapat diolah, dikontekstualisasikan, dan disajikan kembali dalam bentuk kegiatan yang menarik dan edukatif. Melalui program publik, lembaga kearsipan berupaya memperkenalkan nilai penting arsip sebagai memori kolektif bangsa sekaligus sumber pengetahuan yang relevan bagi generasi masa kini dan mendatang.
Salah satu bentuk diseminasi informasi publik melalui program kearsipan adalah pameran arsip, di mana berbagai dokumen, foto, dan rekaman sejarah ditampilkan kepada masyarakat dengan tema-tema tertentu, seperti perjalanan sejarah bangsa, peristiwa daerah, maupun tokoh nasional. Pameran arsip memberikan kesempatan bagi masyarakat untuk melihat langsung bukti autentik perjalanan bangsa dan memahami konteks di balik setiap peristiwa. Selain itu, lembaga kearsipan juga kerap mengadakan talk show, diskusi publik, dan seminar kearsipan sebagai ruang dialog antara pengelola arsip, akademisi, dan masyarakat. Melalui kegiatan ini, informasi yang terkandung dalam arsip dapat dijelaskan secara lebih luas dan interaktif sehingga masyarakat dapat memperoleh wawasan baru tentang nilai dan fungsi arsip dalam kehidupan publik.
Program publik kearsipan juga diwujudkan dalam bentuk layanan kearsipan yang memungkinkan masyarakat mengakses arsip sesuai dengan kebutuhan mereka, baik untuk penelitian, pendidikan, maupun kepentingan administratif. Melalui layanan ini, lembaga kearsipan memastikan bahwa informasi publik yang tersimpan dalam arsip dapat dimanfaatkan secara optimal oleh berbagai kalangan. Di samping itu, lembaga kearsipan juga berperan dalam advokasi informasi, yaitu mendorong lembaga-lembaga publik lainnya untuk melakukan pengelolaan arsip secara baik dan terbuka, serta memastikan hak masyarakat untuk memperoleh informasi terjamin secara hukum dan praktis.
Perkembangan teknologi informasi turut memperkuat peran program publik kearsipan dalam diseminasi informasi. Digitalisasi arsip dan pengembangan portal arsip daring (online archive) memungkinkan masyarakat mengakses informasi publik tanpa batas ruang dan waktu. Melalui platform digital, arsip-arsip penting dapat diakses oleh peneliti, pelajar, maupun masyarakat umum secara mudah, sekaligus memperluas jangkauan layanan kearsipan ke seluruh lapisan masyarakat. Inovasi ini menjadikan lembaga kearsipan tidak hanya sebagai tempat penyimpanan dokumen masa lalu, tetapi juga sebagai pusat informasi dinamis yang terus beradaptasi dengan perkembangan zaman.
Dengan berbagai upaya tersebut, program publik kearsipan kini memiliki posisi yang sangat strategis dalam memperkuat ekosistem keterbukaan informasi di Indonesia. Arsip tidak lagi dipandang sebagai tumpukan dokumen usang, melainkan sebagai sumber informasi publik yang memiliki nilai guna tinggi bagi pendidikan, penelitian, budaya, dan pembangunan nasional. Melalui pameran, talk show, layanan kearsipan, advokasi, dan digitalisasi, lembaga kearsipan berperan aktif dalam mentransformasikan informasi yang terkandung dalam arsip menjadi pengetahuan yang hidup dan mudah diakses oleh masyarakat. Dengan demikian, program publik kearsipan menjadi salah satu wujud nyata dari semangat keterbukaan informasi publik sekaligus upaya pelestarian memori kolektif bangsa untuk memperkuat identitas, transparansi, dan partisipasi masyarakat dalam kehidupan berbangsa dan bernegara.
Lastria Nurtanzila, merupakan pengajar Program Studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi Sekolah Vokasi UGM.
Faizatush Sholikhah, merupakan pengajar Program Studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi Sekolah Vokasi UGM, Manajer Jaminan Mutu DBSMB