Oleh: Lastria Nurtanzila & Tim Pengabdian kepada Masyarakat
Pelaksanaan pelatihan pengelolaan arsip dinamis aktif di Kapanewon Panggang selaras dengan beberapa Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDG’s), terutama SDG 16: Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh, karena kegiatan ini mendukung peningkatan efektivitas, akuntabilitas, dan transparansi lembaga pemerintahan melalui peningkatan kompetensi aparatur dalam mengelola arsip sesuai kaidah kearsipan nasional serta penerapan sistem digital SRIKANDI. Selain itu, pelatihan ini juga berkontribusi pada SDG 4: Pendidikan Berkualitas, dengan memberikan pendidikan nonformal dan pelatihan teknis bagi pegawai untuk meningkatkan keterampilan profesional di bidang kearsipan. Dari sisi inovasi, kegiatan ini mendukung SDG 9: Industri, Inovasi, dan Infrastruktur, karena mendorong pemanfaatan teknologi informasi dalam pengelolaan arsip yang efisien. Secara kelembagaan, pelatihan ini turut memperkuat SDG 11: Kota dan Komunitas yang Berkelanjutan, dengan membantu peningkatan kapasitas tata kelola pemerintahan lokal yang partisipatif dan berkelanjutan. Dengan demikian, kegiatan pelatihan ini berperan penting dalam mewujudkan pemerintahan yang transparan, profesional, dan berorientasi pada pelayanan publik berbasis data.
Pelaksanaan kegiatan pelatihan pengelolaan arsip dinamis aktif di Kapanewon Panggang, Kabupaten Gunungkidul, Daerah Istimewa Yogyakarta, merupakan bagian dari upaya peningkatan kompetensi aparatur pemerintah dalam tata kelola arsip sesuai standar nasional. Kegiatan ini dilatarbelakangi oleh kondisi awal pengelolaan arsip yang belum tertib dan sistematis, keterbatasan sumber daya manusia yang memiliki keahlian kearsipan, serta kurangnya sarana dan pemanfaatan teknologi informasi dalam manajemen arsip.
Kapanewon Panggang memiliki tujuh unit kerja dengan sistem pengelolaan arsip yang masih bersifat desentralisasi. Sebagian besar pegawai yang menangani arsip bukan berasal dari latar belakang pendidikan kearsipan, sehingga pengelolaan arsip—mulai dari penciptaan, penggunaan, hingga penyusutan—sering kali belum mengikuti prinsip dan kaidah kearsipan yang benar. Selain itu, fasilitas ruang arsip masih terbatas dan kondisi penyimpanan belum memenuhi standar yang direkomendasikan oleh ANRI.
Untuk menjawab permasalahan tersebut, tim dari Program Studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi, Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada (SV UGM) melaksanakan program pelatihan berbasis action research yang mencakup empat tahap: perencanaan, tindakan, observasi, dan refleksi. Tahap perencanaan dimulai dengan survei awal untuk memetakan kondisi pengelolaan arsip di lingkungan kapanewon, termasuk kendala teknis, sarana, serta tingkat pemahaman pegawai terhadap pengelolaan arsip dinamis aktif.
Berdasarkan hasil survei tersebut, disusunlah materi pelatihan yang relevan dengan kebutuhan lapangan. Pelatihan dilaksanakan pada 25 September 2025 dan diikuti oleh 21 peserta, terdiri dari ASN, non-ASN, serta perwakilan penatalaksana dan tata usaha dari setiap kelurahan di bawah wilayah Kapanewon Panggang. Kegiatan ini berlangsung secara interaktif dan partisipatif, mengombinasikan teori dan praktik langsung.
Pelatihan dibagi menjadi dua sesi utama. Sesi pertama membahas pengelolaan arsip dinamis aktif, yang mencakup klasifikasi arsip, sistem penyimpanan, teknik peminjaman, serta pengembalian arsip. Sesi kedua membahas pengelolaan arsip dinamis inaktif dan teknik penyusutan arsip berdasarkan jadwal retensi arsip yang berlaku. Selain itu, peserta juga dikenalkan dengan pengelolaan arsip digital melalui aplikasi SRIKANDI, sebagai upaya mendukung transformasi administrasi pemerintahan berbasis elektronik.
Sebagai bagian dari metode action research, dilakukan uji pre-test dan post-test untuk mengukur peningkatan pemahaman peserta. Hasil tes menunjukkan adanya peningkatan signifikan pada sebagian besar peserta, meskipun beberapa mengalami penurunan atau nilai tetap. Secara umum, data menunjukkan mayoritas peserta mengalami peningkatan pemahaman terhadap prinsip dan praktik pengelolaan arsip dinamis aktif. Hal ini menegaskan bahwa pelatihan berhasil meningkatkan pengetahuan serta kesadaran arsip di kalangan aparatur pemerintah Kapanewon Panggang.
Selain kegiatan teori di kelas, pelatihan juga diakhiri dengan kunjungan langsung ke ruang arsip Kapanewon Panggang. Kunjungan ini bertujuan untuk menghubungkan teori dengan praktik di lapangan, menilai kondisi eksisting ruang arsip, serta memberikan bimbingan teknis terkait penataan dan penyimpanan arsip. Tim SV UGM memberikan rekomendasi langsung mengenai tata letak arsip, penyusunan berkas, pengaturan suhu ruang, serta strategi penyusutan arsip yang sesuai standar kearsipan nasional.
Dari pelaksanaan kegiatan tersebut, dapat disimpulkan bahwa pelatihan pengelolaan arsip dinamis aktif di Kapanewon Panggang berhasil meningkatkan kompetensi, kesadaran, dan motivasi pegawai dalam mengelola arsip secara tertib dan akuntabel. Pelatihan ini juga menumbuhkan pemahaman baru tentang pentingnya arsip sebagai aset informasi yang bernilai administratif, hukum, dan historis.
Lebih jauh, kegiatan ini menjadi langkah awal dalam membangun budaya sadar arsip di lingkungan pemerintahan tingkat kapanewon. Dengan meningkatnya kemampuan teknis dan kesadaran kearsipan, Kapanewon Panggang diharapkan mampu menjadi contoh penerapan sistem pengelolaan arsip yang efektif di tingkat kecamatan, serta mendukung program nasional Gerakan Sadar Arsip menuju pemerintahan yang modern, transparan, dan berbasis data.
