Oleh: Waluyo
Dalam rangka memberikan pemahaman yang lebih komprehensif tentang perkembangan dan situasi terkini dunia kearsipan di Indonesia, Magister Manajemen Informasi dan Perpustakaan, Sekolah Pascasarjanan UGM menyelenggarakan sharing session dosen tamu pada hari Kamis, 16 Oktober 2025 di Ruang 305 Gd. Pascasarjana UGM, dengan narasumber Waluyo (Dosen Prodi PARI-DBSMB-SV-UGM).
Sharing session tentang kearsipan dengan tema : Pengantar Kearsipan: Dinamika dan Transformasi di Indonesia, memperbincangkan seputar perkembangan keilmuan dan praktik kearsipan di Indonesia. Diskusi dibuka dengan menyajikan fakta bahwa masih terdapat pandangan (untuk tidak mengatakan sebagian besar pandangan) bahwa kearsipan hanya sekedar bagaimana menemukan berkas dengan cepat dan tepat saja. Apabila hanya demikian, apakah diperlukan studi tentang kearsipan? Tidakkah cukup dengan pelatihan-pelatihan teknis saja?
Jika kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip, dan arsip didefinisikan sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa, maka menarik untuk mendiskusikan terkait arsip atau kearsipan sebagai ilmu. Jika syarat suatu bidang ilmu itu dicirikan dengan adanya obyek kajian (ontologi), bagaimanan cara memperoleh pengetahuan (espistemologi) dan apakah nilai atau manfaat pengetahuan tersebut (aksiologi) maka tampaknya arsip memenuhi persayaratan disebut sebagai ilmu.
Obyek kajian suatu ilmu atau ontologi terbagi atas obyek material dan obyek formal. Dalam hal ini obyek material ilmu kearsipan adalah “informasi terekam” (recorded information) dan obyek formalnya adalah “rekaman kegiatan” (arsip).
Rekaman informasi tercipta dari proses dokumentasi, dari proses dan media perekamnya, “rekaman informasi” ini terbagi dalam 3 (tiga) bentuk atau form (baca: obyek formal) yang akan membedakan dengan obyek formal atas bidang keilmuan yang berasal dari obyek material yang sama.
Yang pertama, disebut sebagai dokumentasi literair atau dokumentasi publik, secara obyek material ia adalah “rekaman informasi” namun secara obyek formal adalah pustaka (buku) atau dokumentasi literair dan bersifat publik. Keilmuan bidang ini disebut sebagai Ilmu Perpustakaan.
Yang kedua, disebut sebagai dokumentasi korporil atau corporal. Sama seperti sebelumnya, obyek material bidang ini adalah rekaman informasi, namun obyek formalnya adalah artefact atau benda-benda tiga dimensi, bidang keilmuan ini adalah museologi (ilmu museum)
Yang ketiga disebut sebagai dokumentasi privat, yaitu rekaman informasi (obyek material) yang berasal dari aktivitas atau kegiatan dan peristiwa suatu organisasi dan personal yang bersifat privat berdasarkan tugas dan fungsi. Bidang keilmuan tersebut adalah kearsipan.
Gambar 1. Ontologi Keilmuan Kearsipan
Kemudian, untuk syarat kedua keilmuan adalah cara bagaimana ilmu tersebut diperoleh atau epistemologi. Bagaimana keilmuan kearsipan diperoleh, dipelajari dan dikembangkan dapat ditemukan pada berbagai paradigma dan teori yang ada pada bidang ini, antara lain paradigma life cycle of records/archives, records continuum dan teori sistem kearsipan.
Gambar 2. Epistemologi Keilmuan Kearsipan
Syarat ketiga keilmuan adalah aksiologi atau nilai dan kemanfaatan atas keilmuan tersebut. Bagaimana ilmu kearsipan bermanfaat dalam kehidupan sehari-hari manusia? Dengan keilmuan kearsipan, persoalan-persoalan ketertiban arsip, pengelolaan arsip, layanan dan penggunaan arsip, dan lain sebagainya akan mendapatkan solusi yang komprehensif. Dengan keilmuan kearsipan, penyusunan berbagai standar untuk praktik-praktik kearsipan akan mendapatkan dasar konsep yang kuat. Demikian juga dengan berbagai pengembangan berbagai bidang dan praktik kearsipan akan mendapatkan manfaat dari perkembangan diskursus keilmuan kearsipan.
Gambar 3. Aksiologi Keilmuan Kearsipan
Waluyo, merupakan Sekretaris Program Studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi Sekolah Vokasi UGM.