Learning Management System (LMS) merupakan istilah global untuk sistem komputer yang dikembangkan secara khusus dalam mengelola pembelajaran online, distribusi materi dan memungkinkan kolaborasi antara mahasiswa dengan dosen sebagai pembelajar sepanjang hayat (longlife learner). Meskipun perkembangan teknologi berkembang cukup pesat yang identik dengan era disrupsi, UGM sebagai institusi pendidikan tertua di Indonesia, transfer pengetahuan untuk menciptakan peserta didik yang berkompeten dan berkarakter kuat berdasarkan pancasila bersifat mutlak. Pengembangan sistem pembelajaran berbasis elektronik pun harus mampu menghasilkan peserta didik yang memiliki keahlian, ketrampilan, pengetahuan, sikap dan kebiasaan-kebiasaan kerja yang memungkinkan mereka siap terjun di dunia kerja. Terkait dengan bidang Kearsipan, kemampuaan yang wajib dimiliki oleh peserta didik yaitu merujuk pada kemampuan dalam mengelola dan melestarikan arsip dan diharapkan dapat memainkan peran yang siginifikan dalam melakukan pengelolaan informasi dan dokumen di tengah pertumbuhan informasi dan teknologi informasi yang sangat semakin pesat.
eLearning System for Academic Community (eLisa) adalah sebuah LMS yang dikembangkan oleh UGM. Pengembangan konsep e-Learning melalui Mata kuliah Pengelolaan Record Center bertujuan untuk menyebarluaskan pengetahuan dalam pengelolaan arsip inaktif dengan baik dan benar sesuai kaidah kearsipan serta pengetahuan dalam merancang Record Center sesuai standar minimal Arsip Nasional Republik Indonesia. Pemanfaatan e-Learning dalam mata kuliah Pengelolaan Record Center pun juga mengarahkan kepada mahasiswa untuk dapat melakukan praktikum secara nyata dan berdampak positif dengan menggunakan arsip inaktif tidak teratur dari unit kerja khususnya Sekolah Vokasi, Universitas Gadjah Mada. Konsep e-Learning bidang kearsipan menuntut mahasiswa untuk dapat merencanakan, mengidentifikasi dan membuat keputusan mengenai seberapa jauh tingkat kemajuan pembelajaran yang mereka peroleh.
Dalam mendukung usaha menumbuhkan sadar arsip di kalangan publik, khususnya mahasiswa, konsep e-Learning dengan perancangan dan pembuatan materi ajar dalam Mata Kuliah Pengelolaan Record Center diterapkan pada semester genap. Bahan ajar dalam pembelajaran e-Learning merupakan medium yang memungkinkan mahasiswa belajar secara mandiri. Mahasiswa berinteraksi, menggali dan memecahkan masalah melalui bahan ajar sebagai sumber utama. Program ini ingin melihat sejauh mana konsep e-Learning dapat berkontribusi dalam menumbuhkan kesadaran arsip melalui manajemen kearsipan yang baik dan benar.
Rendahnya penguasaan terhadap teori serta rendahnya kesadaran terhadap bidang Kearsipan harus diatasi melalui ilmu pengetahuan. Gejala-gejala umum kurang dikenalnya bidang Kearsipan dapat dilihat dari rendahnya pemahaman mengenai arsip dan Kearsipan. Oleh karena itu, Progam Studi Kearsipan dituntut untuk melakukan transfer pengetahuan dalam proses pembelajaran yang berkaitan dengan bidang kearsipan, terutama program-program yang akan dirancang dalam konsep e-Learning.
Pengelolaan Record Center merupakan matakuliah inti dalam Program Studi Kearsipan, sesuai dengan kurikulum baru tahun 2017. Mata kuliah ini merupakan hasil redesain kurikulum, dengan menggabungkan mata kuliah Manajemen Arsip Inaktif (kurikulum 2012). Manfaat yang bisa dapatkan ketika kita memahami secara benar Pengelolaan Record Center melalui e-Learning adalah memungkinkan kita untuk berinteraksi secara langsung bahkan pada jarak yang jauh sekalipun. Pada situasi-situasi yang telah dikondisikan, interaksi akan muncul bahkan dapat dilakukan bukan hanya kepada satu orang, melainkan kepada seluruh komunitas pengguna jaringan tersebut. Manfaat praktis dari pemanfaatan e-Learning adalah mahasiswa semakin smart melalui smartphone yang mereka miliki. Dalam lingkup capaian pembelajaran, manfaat yang diperoleh bagi mahasiswa yakni memperkuat pemahaman teori kearsipan dan menumbuhkan sadar arsip yang nantinya akan diaplikasikan dalam kegiatan praktikum maupun dalam dunia kerja.
Masyarakat mulai menyadari bahwa keberadaan arsip merupakan informasi aktual. Oleh karena itu, perlu adanya manajemen Kearsipan yang baik sebagai upaya untuk menumbuhkan GNSTA (Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip) yang telah digaungkan oleh ANRI selaku Lembaga Kearsipan Nasional melalui Perka Anri No 7 Tahun 2017 Tentang Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip. Oleh karena itu, Program Studi Kearsipan, Departemen Bahasa, Seni, dan Manajemen Budaya Sekolah Vokasi UGM bertanggung jawab untuk mendukung gerakan tersebut. Sebagai institusi pendidikan, Program Studi Kearsipan juga berkewajiban untuk menumbuhkan sense kearsipan kepada para mahasiswa. Mahasiswa menjadi ujung tombak untuk menerapkan ilmu yang mereka pelajari ketika masuk dalam dunia kerja baik di institusi pemerintahan maupun swasta. Secara tidak langsung, sense kearsipan akan terus mengendap dan diwujudkan dalam proses kerja pengarsipan, sehingga pengakuan publik terhadap pentingnya arsip dan kearsipan akan mengakar kuat. Pertanyaan mendasar yang akan diajukan adalah bagaimana menumbuhkan sense kearsipan kepada para mahasiswa (milenial)? Usaha apa saja untuk menumbuhkan sense kearsipan tersebut?
Kebutuhan belajar dengan pemanfaatan teknologi (e-learning) pada dasarnya menggambarkan jarak antara tujuan belajar yang diinginkan dan kondisi yang sebenarnya. Oleh karena itu, konsep e-learning pun secara langsung memiliki andil dalam usaha untuk menumbuhkan sadar arsip kepada mahasiswa. Secara khusus, hasil pembelajaran e-learning dipraktikan ke dalam program rekonstruksi arsip unit kerja yang berada di Sekolah Vokasi. Dua angkatan mahasiswa Program Studi Kearsipan telah berkontribusi untuk menata arsip, khususnya di Bagian Keuangan, Sekolah Vokasi UGM. Tidak menutup kemungkinan bahwa hasil pembelajaran ini pun akan diterapkan melalui praktik rekonstruksi arsip di lingkungan Sekolah Vokasi dan fakultas lain di lingkup UGM. Jadi, kebutuhan belajar dengan konsep e-learning merupakan kegiatan atau usaha yang dilakukan untuk menemukan hal-hal yang diperlukan dalam belajar dan hal-hal yang dapat membantu tercapainya tujuan belajar itu sendiri, melalui kegiatan praktikum.
Recent Comments