Oleh: Rina Rakhmawati, Syahida Raihana Jannah, & Rintis Rindang Azizah
Transparansi dan penilaian arsip adalah dua konsep yang memiliki peran krusial dalam manajemen kearsipan, khususnya di pemerintahan daerah. Keduanya saling berkaitan dalam menciptakan sistem pengelolaan arsip yang efektif, akuntabel, dan dapat dipertanggungjawabkan. Dalam artikel ini, penulisan menguraikan bagaimana transparansi berkorelasi dengan proses penilaian arsip. Selain itu, penulis juga memetakan efek yang dihasilkan dari hubungan tersebut.
Transparansi dalam konteks manajemen kearsipan merujuk pada keterbukaan informasi serta aksesibilitas data dan/atau informasi yang terekam pada arsip kepada publik atau pihak-pihak yang berkepentingan. Prinsip ini penting untuk memastikan bahwa proses pengelolaan arsip telah dilakukan secara terbuka dan dapat dievaluasi oleh berbagai pihak, baik internal maupun eksternal. Sementara itu, penilaian arsip merupakan proses identifikasi nilai guna suatu arsip, mencakup penentuan masa retensi. Apakah arsip tersebut memiliki nilai historis, administratif, legal, atau ilmiah, dan pemutusan apakah arsip tersebut harus disimpan secara permanen atau dimusnahkan. Penilaian arsip bertujuan menentukan dan menyeleksi arsip yang layak disimpan jangka panjang dan dokumen yang dapat dihancurkan.
Transparansi dibutuhkan dalam proses penilaian arsip dengan beberapa hal yang melatarbelakangai, yaitu:
- Akuntabilitas: melalui transparansi, pihak-pihak terkait dapat mengawasi proses penilaian arsip, sehingga keputusan yang berkaitan dengan penyimpanan atau pemusnahan arsip dapat dipertanggungjawabkan. Hal ini penting dilakukan terutama untuk arsip-arsip yang berkaitan dengan urusan publik atau kebijakan negara, yang mana jika terjadi kesalahan dalam penilaian maka dapat berdampak luas.
- Kepercayaan Publik: jika proses penilaian arsip dilakukan secara terbuka, masyarakat atau pihak yang berkepentingan dapat ikut serta mengevaluasi apakah informasi yang disimpan atau dimusnahkan memang sesuai dengan aturan yang berlaku. Transparansi tersebut membantu membangun kepercayaan publik terhadap institusi atau organisasi yang mengelola arsip.
- Penghindaran Korupsi dan Penyalahgunaan: dalam konteks pemerintahan daerah, transparansi dalam penilaian arsip diharapkan mampu mencegah potensi penyalahgunaan arsip yang berpotensi disembunyikan atau dimusnahkan untuk menutupi tindakan yang tidak etis atau ilegal. Arsip yang menyimpan informasi penting bahkan vital, harus dilindungi dari campur tangan pihak-pihak yang berkepentingan untuk tujuan negatif.
Apabila transparansi diterapkan dalam proses penilaian arsip, diharapkan muncul efek positif yang dapat dirasakan oleh pemerintah daerah dan masyarakatnya, yaitu
- Peningkatan Efisiensi: dengan transparansi, maka dimungkinkan sistem pengawasan yang lebih jelas dan efektif, di mana setiap tahapan penilaian arsip dapat ditelusuri dan dipantau. Hal ini membantu mengidentifikasi potensi kekeliruan atau ketidaksesuaian sejak awal dan mempercepat proses penyelesaian masalah.
- Perbaikan Pengelolaan Arsip: melalui pengawasan terbuka, proses pengelolaan arsip, termasuk penilaian, diharapkan akan lebih terstruktur dan sesuai dengan pedoman yang berlaku. Hal ini menciptakan sistem kearsipan yang lebih efisien dan efektif, serta mengurangi risiko arsip hilang atau salah kelola.
- Penyimpanan Arsip yang Relevan: melalui transparansi, dapat memastikan bahwa hanya arsip yang memiliki nilai penting bagi pemerintah daerah maupun masyarakat yang disimpan secara permanen, sementara arsip yang tidak relevan dapat dimusnahkan sesuai prosedur. Hal tersebut membantu menghemat ruang penyimpanan dan biaya manajemen kearsipan, sekaligus menjaga kualitas arsip yang ada.
Meskipun transparansi dalam penilaian arsip memiliki banyak manfaat, terdapat beberapa tantangan yang dihadapi dalam penerapannya:
- Kerahasiaan Informasi: bahwa tidak semua arsip dapat dibuka untuk umum dengan landasan keamanan, privasi, atau kerahasiaan negara. Proses penentuan batasan antara keterbukaan dan kerahasiaan ini sering menjadi tantangan dalam manajemen kearsipan.
- Kompleksitas Proses: telah diketahui bahwa penilaian arsip adalah proses yang kompleks dan melibatkan berbagai faktor, termasuk nilai guna dan kepentingan dari aktor penilai. Dengan membuka seluruh proses ini kepada publik dikhawatirkan berpotensi menimbulkan kebingungan atau bahkan interpretasi yang keliru.
- Biaya dan Sumber Daya: penerapan transparansi secara menyeluruh dalam penilaian arsip memerlukan investasi pada teknologi, pelatihan, dan sumber daya manusia. Pemerintah daerah berpotensi menghadapi kendala dalam hal anggaran dan infrastruktur untuk mendukung mekanisme yang transparan tersebut
Transparansi memiliki peran vital dalam proses penilaian arsip, khususnya dalam meningkatkan akuntabilitas, membangun kepercayaan publik, dan mencegah penyalahgunaan informasi. Namun, tantangan dalam menjaga keseimbangan antara keterbukaan dan kerahasiaan juga harus diperhatikan. Melalui pendekatan yang tepat, transparansi dapat meningkatkan kualitas manajemen kearsipan dan menjadikan proses penilaian arsip lebih efektif, efisien, dan dapat dipertanggungjawabkan. Transparansi dan penilaian arsip memiliki karakter hubungan simbiosis yang saling menguntungkan, di mana keterbukaan proses dapat mendorong perbaikan dalam pengelolaan arsip serta menciptakan lingkungan yang lebih akuntabel dan terpercaya.
Rina Rakhmawati merupakan pengajar Program Studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi Sekolah Vokasi UGM.
Syahida Raihana Jannah, & Rintis Rindang Azizah merupakan anggota tim peneliti dan mahasiswa Program Studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi, Sekolah Vokasi UGM.