Oleh: Rina Rakhmawati
Komisi Informasi Pusat, pada tanggal 17 September 2025, menggelar sidang sengketa ijazah eks Presiden Republik Indonesia ke-7, Joko Widodo. Dalam sidang tersebut, dihadiri oleh Universitas Gadjah Mada, Komisi Pemilihan Umum (KPU) DKI Jakarta, KPU Kota Surakarta, dan Polda Metro Jaya, sebagai termohon. Sidang yang dipimpin oleh Hakim Ketua, Rospita Vici Paulyn, ditayangkan di beberapa stasiun televisi juga melalui platform Youtube. Penulis dalam hal ini hendak menelaah dari perspektif kearsipan, khususnya dalam hal manajemen persuratan elektronik, serta kegiatan penilaian dan penyusutan arsip sebagai salah satu tahapan dalam daur hidup arsip.
Dalam sidang tersebut, hakim ketua mempermasalahkan penggunaan kop surat dan pengesahan surat melalui tanda tangan pejabat berwenang dalam proses korepondesi yang dilakukan UGM dan pemohon melalui surat elektronik. Selain UGM, problem pengelolaan surat elektronik juga ditemukan di KPU Surakarta dan Polda Metro Jaya. Pihak KPU Surakarta, dalam pengakuannya menyebutkan bahwa surat elektronik baru diproses dan direspon setelah mengendap selama lebih kurang 30 hari. Selain itu, diakui juga terdapat kelalaian dari petugas sehingga surat permohonan keterbukaan informasi terlewat untuk dibaca. Adapun pihak Polda Metro Jaya juga memiliki problem terkait pengurusan surat elektronik, yaitu terkait pendistribusian surat secara hierarkis yang tidak segera dilakukan dari Markas Besar Polri kepada Polda Metro Jaya. Pertanyaannya kemudian, apakah surat elektronik merupakan arsip? Bagaimana seharusnya memperlakukan surat elektronik yang dikategorikan sebagai arsip? (Smallwood, 2013: 186) menguraikan tiga kriteria utama jika surat elektronik dikategorikan sebagai arsip:
- The e-mail documents a transaction or the progress toward an ultimate transaction where anything of value is exchanged between two or more parties. All parts or characteristics of the transaction, including who (the parties to it), what, when, how much, and the composition of its components are parts of the transaction.
- The e-mail documents or provides support of business activity that pertains to internal corporate governance policies or compliance to externally mandated regulations
- The e-mail documents other business activities that could possibly be disputed in the future.
Dengan merujuk pada karakteristik yang disampaikan oleh Smallwood maka dapat disimpulkan bahwa surat elektronik dapat saja dikategorikan sebagai arsip, termasuk dalam konteks sengketa informasi, dimana jelas terdapat pemohon informasi dan termohon yang dimintakan informasinya terkait kasus ijazah Joko Widodo.
Dalam konteks kearsipan di Indonesia, persoalan kop surat dan pengesahan surat merupakan salah satu bagian dari aktivitas penciptaan arsip. Oleh karena pencipta arsip merupakan badan publik, maka diperlukan standardisasi proses penciptaan arsip. Standardisasi penciptaan arsip diperlukan untuk menjamin keaslian melalui penyeragaman dan pembakuan dalam komunikasi kedinasan. Standardisasi penciptaan arsip salah satunya dilakukan dengan pemberlakuan pedoman naskah dinas atau tata naskah dinas. Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan mengamanatkan kepada badan publik, salah satunya, untuk menyusun dan menggunakan pedoman naskah dinas di lingkungan masing-masing. Pedoman naskah dinas tersebut juga menjadi salah satu pilar kearsipan yang wajib ada dan digunakan dalam pelaksanaan pengelolaan arsip. Pertanyaannya kemudian, apakah ketiga pihak termohon yang digugat keterbukaan informasinya, memiliki pedoman naskah dinas? Dalam hal ini penulis menggunakan Universitas Gadjah Mada sebagai contoh kasus dan berhasil menemukan produk hukum yang mengatur tata naskah dinas di lingkungan UGM, yaitu Peraturan Rektor Universitas Gadjah Mada Nomor 21 Tahun 2023 tentang Tata Naskah Dinas. Dalam pedoman tersebut, memang diuraikan dengan detail, khususnya terkait penggunaan kop surat dan bentuk penandatanganan dokumen korespondensi. Selain itu, jika ditelusuri secara mendetail pada bagian Naskah Dinas Elektronik, terdapat pernyataan bahwa: “Naskah Dinas elektronik dibuat secara elektronik sesuai dengan ketentuan dan tata cara dalam pembuatan naskah dinas media rekam kertas”. Dengan demikian secara implisit maupun eksplisit menegaskan bahwa penyusunan surat elektronik sewajarnya memperhatikan kaidah yang berlaku juga pada penyusunan surat dengan media kertas. Penyesuaian dengan pedoman naskah dinas harus dilakukan untuk surat elektronik sehingga dapat secara eksplisit menjamin integritas dari surat elektronik yang dikeluarkan oleh UGM. Oleh karena naskah dinas merupakan pedoman penyeragaman untuk suatu badan publik, maka sudah sewajarnya jika seluruh unit kerja, termasuk bagian PPID UGM, memperhatikan dan menggunakan pedoman tersebut dalam komunikasi kedinasannya, terutama jika meng-atas nama-kan lembaga.
Persoalan berikutnya yang menjadi sorotan dalam persidangan sengketa informasi berkaitan dengan prosedur pemusnahan arsip yang dilakukan oleh KPU Kota Surakarta. Dalam pengakuan yang dilayangkan kepada pihak pemohon informasi publik disampaikan bahwa arsip yang merekam informasi publik yang diminta oleh pemohon sudah dimusnahkan. Pihak KPU Kota Surakarta menggunakan dalih retensi dalam Jadwal Retensi Arsip sebagai dasar hukum dalam pelaksanaan pemusnahan arsip. Dalam pandangan majelis komisioner, hal tersebut tidak bisa menjadi penguat pelaksanaan pemusnahan sehingga salah satu anggota komisioner meminta dokumen pendukung pelaksanaan pemusnahan arsip, yang dalam hal ini adalah Berita Acara Pemusnahan, dan secara implisit juga meminta KPU Kota Surakarta untuk memperlihatkan notulensi panitia penilai arsip yang menguraikan alasan pemutusan arsip dikategorikan musnah. Perspektif majelis komisioner tersebut pada dasarnya telah berkali disinggung oleh salah satu penulis dalam kelas perkuliahannya, pertama terkait Jadwal Retensi Arsip, dan kedua terkait penilaian arsip.
Jadwal Retensi Arsip, dalam konteks ilmu kearsipan, memiliki beberapa istilah, seperti disposal schedule (Schellenberg, 1975: 99) dan retention schedule (https://dictionary.archivists.org/entry/retention-schedule.html). Meskipun Schellenberg tidak menyampaikan secara eksplisit definisi dari istilah yang digunakan, penggunakan disposal yang dirangkaikan dengan schedule secara implisit dimaknai sebagai jadwal yang digunakan untuk membantu mengontrol arsip dengan status nasib akhir dipindahkan ke pusat arsip dan dimusnahkan. Adapun arsip yang berstatus nasib akhir disimpan jangka panjang atau permanen, tidak didaftarkan dalam jadwal tersebut. Sedangkan pada istilah retention schedule, Society of American Archivist dalam kamus kearsipan daring-nya didefinisikan sebagai: “… a document that identifies and describes an organization’s records, usually at the series level, and provides instructions for the disposition of records throughout their life cycle”. Meskipun menggunakan istilah yang berbeda, namun secara umum, makna yang dikandung tidak jauh berbeda, pun dengan tujuan digunakannya jadwal tersebut. Dalam konteks Indonesia, JRA merupakan salah satu pilar kearsipan yang wajib dibuat dan digunakan oleh pencipta arsip dalam pengelolaan arsipnya. Persoalannya kemudian, bagaimana posisi JRA dalam pelaksanaan penilaian dan penyusutan arsip? Apakah JRA merupakan daftar yang secara mutlak menentukan nasib akhir arsip, atau ia terbatas pada instrument pembantu dalam proses penilaian arsip? Hal ini menuntut kita untuk memahami lebih dahulu penilaian arsip.
Penilaian arsip, atau (Duranti&Franks, 2018: —) menggunakan istilah archival appraisal, didefinisikan sebagai “… a broad term embracing the theory, rationales, policies, and procedures for identifying, acquiring, and selecting institutional or organizational records, and personal or private records in all media deemed to have lasting value and worth according to criteria that are articulated and documented”. Jika kita mendasarkan pada definisi tersebut maka penilaian arsip tidak semata dipahami sebagai tindak prosedural pengenaan status nasib akhir yang direkam dalam JRA. Dalam proses penilaian arsip, instrument utamanya sejatinya adalah pengetahuan dan keterampilan dari arsiparis yang bertindak sebagai tim penilai arsip. Pengetahuan yang kemudian dituntut dari arsiparis yang tergabung dalam tim penilai arsip tidak terbatas pada pengetahuan soal kearsipan, tetapi juga konteks dan konten dari arsip yang sedang ia nilai. Konteks dan konten arsip dalam hal ini pun tidak kemudian dibatasi hanya pada pemahaman terhadap tugas pokok dan fungsi pencipta arsip, namun juga mencakup dinamika pencipta arsip dengan pihak-pihak lainnya yang melaksanakan suatu kegiatan atau terlibat dalam peristiwa tertentu. Penguasaan pengetahuan tersebut diharapkan agar arsiparis mampu melakukan penilaian secara komprehensif. Pertanyaannya kemudian, karena instrument utamanya adalah pengetahuan arsiparis, lantas apakah penilaian arsip dituntut untuk objektif, netral, dan tidak merugikan salah satu pihak? Persoalan ini masih terus menjadi diskursus dalam literatur kearsipan sebab berkaitan dengan pandangan filosofis yang digunakan oleh akademisi maupun praktisi, termasuk kekuatan kewenangan yang melekat pada profesi arsiparis. Namun dalam hemat penulis, penilaian arsip merupakan suatu aktivitas yang tidak bebas nilai. Bahkan sejak awal mula pencipta arsip memutuskan apakah suatu kegiatan harus direkam atau tidak pun sudah mengarah pada nilai tertentu. Apalagi jika penilaian arsip dilakukan pada dokumen yang telah tercipta dan berkaitan dengan kasus hukum tertentu, aspek bebas nilai dalam penilaian arsip semakin kabur sebab tim penilai harus memutuskan pihak mana yang “harus diselamatkan” terkait dengan kasus tersebut.
Sayangnya, dalam pelaksanaannya di Indonesia yang juga sebagaimana terjadi di KPU Kota Surakarta, kegiatan penilaian arsip masih terbatas pada prosedural administratif. Ada dugaan bahwa tim penilai arsip membatasi diri pada cross-checked fisik arsip dengan status retensi dan nasib akhir pada JRA, pun tanpa memperhatikan periode pemberlakuan JRA dengan fisik arsipnya. Ditambah lagi dengan kondisi pusat arsip inaktif yang jauh dari layak dan terstandar dan berakibat pada menumpuknya arsip berbasis kertas. Kondisi tersebut menuntut pencipta arsip untuk mengambil tindakan “efektif dan efisien”, yaitu memangkas prosedur penilaian dan pemusnahan arsip, agar pusat arsip kembali dapat diisi dengan arsip lain yang sudah tidak lagi digunakan dalam operasional sehari-hari. Dengan melandaskan pada tuntuntan-tuntutan tersebut, kerja tim penilai arsip pun hanya mendasarkan pada keputusan yang direkam dalam JRA, tanpa mempertimbangkan konsekuensi jangka panjang dan meluas. Sehingga sebetulnya persoalannya tidak sekadar eksistensi dari arsiparis dengan latar belakang pendidikan tertentu, tetapi juga pada itikad politik dari arsiparis dalam memaknai netralitas dalam profesi kearsipan.
Sidang sengketa informasi bagi penulis menjadi pukulan sekaligus pembelajaran bahwa persoalan mendasar kearsipan di Indonesia masih belum menemukan titik terangnya. Meskipun setiap tahun hari kearsipan diperingati dengan berbagai kemajuan teknologinya, namun kesadaran tentang pengarsipan sebagai kesadaran berpolitik belum tumbuh. Kearsipan masih dilihat terbatas pada kerja administrasi, persuratan dianggap terbatas sebagai for your information bukan sebagai semangat melestarikan dinamika komunikasi kedinasan maupun dinamika komunikasi negara dengan rakyatnya. Pun dengan pelaksanaan penilaian dan pemusnahan yang masih terbatas pada yang penting ada JRA dan JRA bilang apa, maka itulah yang dilaksanakan, tanpa memikirkan secara mendalam konkuensi yang bakal terjadi, termasuk dengan mengabaikan pendokumentasian kegiatan penilaian dan penyusutan secara apa adanya bahkan cenderung dimusnahkan. Dengan berkaca pada sidang sengketa informasi tersebut, masihkah negara mengkerdilkan kearsipan dengan arsiparisnya?
Tabik!
Rina Rakhmawati, merupakan pengajar Program Studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi Sekolah Vokasi UGM.