Oleh: Adellya Kusuma Wardani, Bondan Havana Sudirayuda & Arif Rahman Bramantya
Desa merupakan elemen pelaksanaan kehidupan bermasyarakat dan bernegara dalam aspek pemerintahan Republik Indonesia yang berhak menjalankan kegiatannya sesuai dengan otonomi daerah dan ikut serta melaksanakan pembangunan nasional melalui pemberdayaan masyarakatnya melalui pemerintahan desa. Pemerintah desa menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2024 Tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2014 Tentang Desa, terdiri dari kepala desa dan perangkat desa memiliki tugas untuk menjalankan pemerintahan desa seperti menyelenggarakan administrasi Pemerintahan Desa yang baik, melaksanakan prinsip tata Pemerintahan Desa yang akuntabel, transparan, profesional, efektif dan efisien, bersih, serta bebas dari korupsi, kolusi, dan nepotisme, dan membina dan melestarikan nilai sosial budaya masyarakat Desa. Dari pelaksanaan tugas dan kewajiban dari pemerintah desa, akan menghasilkan rekaman kegiatan dalam berbagai bentuk dan media. Rekaman kegiatan atau arsip tersebut mendokumentasikan segala hal yang terjadi sehingga menjadi memori dari semua elemen yang ada di desa. Rekaman kegiatan ini penting untuk menjadi acuan memori pertama di suatu desa sebagai sumber sejarah dan penentuan kebijakan yang akan dilakukan. Arsip yang dihasilkan sebagai rekaman kegiatan juga berfungsi sebagai pendukung tata kelola pemerintahan desa yang transparan.
Dalam panduan yang dibuat oleh Kementerian Desa, Pembangunan, dan Transmigrasi mengenai tertib arsip dan sejarah desa, dijelaskan bahwa arsip desa terdiri atas dua kriteria yakni arsip pembangunan desa dan pemberdayaan masyarakat desa dan arsip masyarakat desa. Kategori arsip pembangunan desa dan pemberdayaan masyarakat desa terdiri dari laporan pembangunan desa dan pemberdayaan masyarakat desa, arsip BUMDesa dan usaha ekonomi masyarakat, arsip peristiwa penting desa, arsip adat istiadat, budaya, tradisi lisan, keagamaan, dan kepercayaan masyarakat desa. Sedangkan untuk kategori arsip masyarakat desa terbagi kembali dalam dua kriteria yakni arsip organisasi atau komunitas desa dan arsip keluarga.
Keberadaan arsip desa sangat penting sebagai sarana pendokumentasian kegiatan dan identitas desa sehingga identitas budaya dan warisan lokal tetap terjaga di desa tersebut. Arsip desa juga memperkuat transparansi dan akuntabilitas dalam pelaksanaan segala kegiatan di desa yang kemudian informasi lebih dapat terorganisir dan kebutuhan masyarakat desa dapat tercapai melalui arsip desa yang dimiliki. Meneruskan mengenai informasi yang terorganisir, dengan adanya arsip desa proses pelayanan publik yang dilakukan oleh pemerintahan dapat lebih efektif dan efisien untuk dilakukan. Sehingga keberadaan arsip desa penting untuk keberlanjutan dari sebuah desa baik dari sisi kesejarahan maupun pelaksanaan pemerintahan desa.
Mengingat keberadaan arsip desa yang sangat penting, dalam surat edaran bersama nomor 3 tahun 2022 Kementerian Desa, Pembangunan, dan Transmigrasi menghendaki beberapa elemen yang harus ikut serta dalam program tertib arsip dan sejarah desa. Elemen tersebut diantaranya adalah Kementerian Desa, Pembangunan, dan Transmigrasi, Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), dan Lembaga Kearsipan Daerah (LKD). Ketiga elemen tersebut dapat melakukan kerja sama dalam mendukung program tertib arsip dan sejarah desa seperti pembentukan komunitas Desa, melakukan pelatihan mengenai pengolahan arsip, memberikan pelatihan wawancara sejarah lisan, dan memberikan layanan restorasi arsip keluarga yang ada di desa.
Salah satu desa/kalurahan yang berhasil merekonstruksi sejarah desa dari berbagai sumber arsip yang dapat ditemukan dan dikelola dengan baik adalah Desa Pleret, Kecamatan Bantul, Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Kalurahan Pleret menata ulang sejarah desa nya menjadi satu kesatuan yang padu dengan mengadopsi berbagai sumber arsip baik naskah, serat, babad, kartografi (peta), dan tulisan para ilmuwan yang memuat mengenai Desa Pleret itu sendiri. Sejarah Desa Pleret dimuat dalam Buletin Pelestarian Warisan Budaya dan Cagar Budaya MAYANGKARA edisi 7 tahun 2018 dengan menghadirkan berbagai topik mengenai sejarah Desa Pleret pada masa awal hingga terbentuknya Desa Pleret yang sekarang ini, diadopsi dari berbagai naskah dan literatur termasuk arsip desa itu sendiri. Beberapa topik yang dimuat antara lain masa awal Kerta dan Plered dan kaitannya dengan Kerajaan Mataram Islam oleh Adrisijanti (2018) yang mengambil dari literatur W.L Olthof dalam Poenika Serat Babad Tanah Djawi Wiwit Saking Nabi Adam Doemoegi ing Taoen 1647, keterkaitan Desa Pleret dengan kehidupan Maritim Kerajaan Mataram Islam oleh Heri Priswanto (2018) yang diambil dari Babad ing Sangkala, wawasan geografis Kraton Pleret Tahun 1826 yang diketahui dari arsip kartografi Peta Pleret sebagai hadiah dari Kolonel Genie F.D. pada tahun yang sama, situs peninggalan berupa Umpak Kerta yang mengisyaratkan keadaan Desa Pleret pada masa awal, serta jurnal literatur dari ilmuwan seperti De Java Oorlog van 1825-1830 oleh P.J.F Louw yang melahirkan toponim area di Desa Pleret sekarang ini. Terlepas dari keberadaan Desa Pleret yang merupakan bekas kerajaan besar, Pleret berhasil menata ulang sejarah desa nya dari berbagai naskah sumber termasuk arsip Desa Pleret itu sendiri. Hal ini membuktikan bahwa Pleret merupakan salah satu dari desa yang unggul dalam memperhatikan dan melestarikan warisan budaya melalui perburuan naskah sumber dan pengelolaan arsip yang baik. Memori kolektif yang mengandung informasi keadaan Desa Pleret di masa lalu ditilik dari berbagai komponen seperti keadaan geografis, ekonomi, kebudayaan, dan sosial masyarakatnya dapat digunakan oleh pemerintah dan masyarakat setempat untuk membangun Desa Pleret menjadi daerah maju yang mandiri dan berdigdaya.
Dari rekonstruksi sejarah Kalurahan Pleret melalui arsip dan naskah, dapat dilihat banyak elemen yang membantu dalam proses rekonstruksi tersebut, mulai dari Balai Pelestarian Warisan Budaya dan Cagar Budaya Dinas Kebudayaan DIY dan pemerintah desa. Menanggapi hal tersebut, Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) sesuai fungsinya yakni mengelola arsip statis di lingkungan daerah pada lingkup provinsi dan kabupaten/kota dapat berperan dalam membangun kesadaran pengelolaan arsip desa yang baik untuk mencapai keselarasan arsip sejarah desa. Lembaga Kearsipan Daerah sebagai unit lembaga kearsipan yang berurusan langsung dengan Organisasi Perangkat Daerah (OPD) pada tingkat kabupaten/kota diharapkan mampu mendorong OPD pada tingkat di bawahnya untuk serta merta berkontribusi kepada masyarakat dalam memupuk kesadaran pentingnya pengelolaan arsip yang baik. Selain Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) yang telah disebutkan, perguruan tinggi sebagai institusi akademik memiliki tanggung jawab yang sama terkait pendidikan pada bidang ilmu yang berkaitan. Menanggapi hal tersebut, Tim Pengabdian D4 Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi Universitas Gadjah Mada membentuk suatu gerakan pengabdian kepada masyarakat dengan tajuk “Gerakan Tertib Arsip dan Sejarah Desa”. Melansir dari laman berita resmi DBSMB SV UGM (2024), tim pengabdian yang diketuai oleh Arif Rahman Brahmantya, S.S., M.A. ini menjalin kerjasama dengan Dinas Kearsipan Kabupaten Kulon Progo dan Kecamatan Sentolo untuk menjalankan misi pengabdian Gerakan Tertib Arsip dan Sejarah Desa. Pengabdian yang dilakukan terdiri atas beberapa program pelatihan dan pendampingan dengan sasaran berbagai kelurahan di Kecamatan Sentolo, Kabupaten Kulon Progo. Program berkelanjutan ini memiliki luaran pengelolaan arsip desa yang sistematis sehingga terwujudnya keselarasan sejarah desa di Kecamatan Sentolo. Kerjasama antar pihak yang berkesinambungan yang masing-masing memegang peranan penting dalam tatanan kemasyarakatan diharapkan mampu mengurangi sekat-sekat kesenjangan yang ada dari suatu institusi kepada masyarakat, baik institusi pendidikan maupun lembaga pemerintahan. Melalui kerjasama tersebut, pihak-pihak yang berkaitan mampu merangkul masyarakat untuk lebih memperhatikan pengelolaan arsipnya sehingga menciptakan kesadaran penuh akan pentingnya arsip desa dan bagaimana mengelola arsip-arsip desa untuk kepentingan bersama di masa depan.
Referensi
Admin DBSMB. (2024, Agustus 5). Kenalkan Gerakan Tertib Arsip; Tim Pengabdian D4 PARI SV UGM Audensi dengan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, dan Kecamatan Sentolo Kabupaten Kulon Progo. Berita Utama Departemen Bahasa, Seni, dan Manajemen Budaya. Diakses pada 16 Agustus melalui https://dbsmb.sv.ugm.ac.id/id/kenalkan-gerakan-tertib-arsip-tim-pengabdian-d4-pari-sv-ugm-audensi-dengan-dinas-perpustakaan-dan-kearsipan-dan-kecamatan-sentolo-kabupaten-kulon-progo/#
Adrisijanti, I. 2018. Kerta dan Plered : Dua Ibukota Kerajaan Mataram Islam. Buletin Pelestarian Warisan Budaya dan Cagar Budaya MAYANGKARA ed. 7.
Panduan Tertib Arsip dan Sejarah Desa – Exploring the Village Archives | Menelusuri Khazanah Arsip Desa. https://arsipdesa.anri.go.id/index.php/guide-book
Priswanto, H. 2018. Mataram Islam dalam Kehidupan Maritim. Buletin Pelestarian Warisan Budaya dan Cagar Budaya MAYANGKARA ed. 7.
Surat Edaran Bersama Menteri Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi dan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2022 Nomor 3 Tahun 2022 Tentang Gerakan Tertib Arsip dan Sejarah Desa.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2024 Tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2014 Tentang Desa
Adellya Kusuma Wardani & Bondan Havana Sudirayuda merupakan anggota tim pengabdian dan mahasiswa Program Studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi Sekolah Vokasi UGM.
Arif Rahman Bramantya merupakan pengajar Program Studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi Sekolah Vokasi UGM.