Oleh: Lastria Nurtanzila
Keberadaan Bank Indonesia sebagai bank sentral tidak dapat dipisahkan dari De Javasche Bank yang berdiri pada tahun 1828. Pada masa kolonial, De Javasche Bank (DJB) bukan hanya berfungsi sebagai bank sirkulasi yang menerbitkan uang, tetapi juga memainkan peran strategis dalam menopang kepentingan ekonomi kolonial Belanda. Pada masa itu, DJB mengendalikan stabilitas moneter di Hindia Belanda, sekaligus menjadi instrumen kekuasaan ekonomi. Setelah Indonesia merdeka pada 1945, keberadaan DJB menjadi simbol penting yang harus kembali pada negara untuk menegaskan kedaulatan ekonomi. Nasionalisasi DJB pada tahun 1951 bukan sekadar langkah administratif, melainkan juga langkah politis-ekonomis yang menandai peralihan kendali moneter ke tangan bangsa Indonesia (Bank Indonesia, 2023). Transformasi ini kemudian diformalkan melalui Undang-Undang No. 11 Tahun 1953 yang melahirkan Bank Indonesia sebagai bank sentral nasional.
Perkembangan Bank Indonesia selanjutnya menunjukkan proses institusionalisasi yang panjang dan kompleks. Pada fase awal, Bank Indonesia masih memegang fungsi ganda sebagai bank sentral sekaligus bank komersial. Kondisi ini menciptakan konflik kepentingan yang berpotensi mengganggu efektivitas kebijakan moneter. Baru pada tahun 1968, melalui pembaruan undang-undang, fungsi komersial Bank Indonesia dihapuskan sehingga fokusnya menjadi lebih jelas sebagai otoritas moneter. Reformasi terbesar terjadi pasca krisis ekonomi Asia 1997–1998, yang memperlihatkan rapuhnya sistem keuangan nasional. Melalui Undang-Undang No. 23 Tahun 1999, Bank Indonesia memperoleh independensi penuh dalam merumuskan dan menjalankan kebijakan moneter (Kementerian Sekretariat Negara RI, 1999). Independensi ini sangat penting untuk menjaga kredibilitas kebijakan, menghindari intervensi politik jangka pendek, dan memperkuat stabilitas ekonomi jangka panjang. Dalam perkembangannya, Bank Indonesia juga memperluas perannya dalam menjaga stabilitas sistem keuangan dan mendorong inovasi sistem pembayaran digital, yang menjadi tulang punggung ekonomi modern (Thee, 2012).
Di tengah transformasi kelembagaan dan kompleksitas fungsi tersebut, lembaga tidak bisa menutup mata bahwa arsip organisasi menjadi elemen fundamental yang menopang keberlangsungan organisasi itu sendiri. Arsip bukan sekadar kumpulan dokumen, melainkan rekaman autentik dari seluruh proses pengambilan keputusan, implementasi kebijakan, dan dinamika internal organisasi. Dalam konteks bank sentral, arsip memiliki dimensi strategis karena berkaitan langsung dengan kebijakan moneter, stabilitas keuangan, serta hubungan dengan lembaga nasional dan internasional. Tanpa pengelolaan arsip yang baik, risiko kehilangan informasi penting akan meningkat, yang pada akhirnya dapat mengganggu proses pengambilan keputusan dan akuntabilitas kelembagaan (Suhardjo, 2015). Oleh karena itu, pengelolaan arsip perlu ditempatkan sebagai bagian yang terpadu dari tata kelola organisasi yang baik (good governance).
Secara konseptual, pengelolaan arsip di bank sentral terbagi menjadi dua kategori utama: yaitu pengeloaan arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang tercipta dan masih digunakan dalam aktivitas operasional yang sedang berlangsung sehari-hari. Arsip ini dapat bersifat aktif, sering diakses, dan memiliki nilai guna langsung bagi organisasi , maupun inaktif dimana fungsi arsip sudah tidak terlalu sering digunakan (kurang dari 10 kali penggunaan dalam 1 tahun). Dalam konteks Bank Indonesia, beberapa contoh jenis arsip dinamis mencakup dokumen kebijakan moneter seperti notulen rapat dewan gubernur, laporan inflasi, data transaksi sistem pembayaran, serta dokumen pengawasan makroprudensial. Arsip jenis ini menuntut sistem pengelolaan yang cepat, akurat, dan aman karena berkaitan dengan informasi sensitif dan strategis. Sebaliknya, arsip statis adalah arsip yang telah melewati masa aktifnya berdasarkan peraturan masa retensi, namun tetap memiliki nilai penting sebagai sumber sejarah, bukti hukum, dan referensi ilmiah (Purwanto, 2018). Arsip statis dapat menjadi simbol perjalanan panjang institusi dan menjadi bagian dari memori kolektif bangsa. Keduanya tidak dapat dipisahkan dan harus dikelola dengan pendekatan yang berbeda namun saling melengkapi.
Dalam pengelolaan arsip dinamis, Bank Indonesia telah menunjukkan praktik yang maju dengan mengadopsi standar internasional seperti ISO 15489-1 tentang records management. Standar ini memberikan kerangka kerja yang komprehensif dalam mengelola arsip secara sistematis, mulai dari penciptaan, klasifikasi, penyimpanan, hingga disposisi arsip (International Organization for Standardization, 2016). Implementasi standar ini menunjukkan bahwa Bank Indonesia tidak hanya berorientasi pada kepatuhan, tetapi juga pada efisiensi dan efektivitas pengelolaan informasi. Pelaksanaan program digitalisasi arsip pada organisasi menjadi komponen penting dalam sistem ini, karena dapat memungkinkan terjadinya integrasi data, kemudahan akses, serta peningkatan keamanan melalui sistem backup dan enkripsi. Dalam konteks organisasi modern yang berbasis data, kemampuan mengelola arsip dinamis secara optimal–terlebih dengan sistem elektronik—dapat menjadi keunggulan kompetitif yang signifikan.
Namun, keberhasilan dalam pengelolaan arsip dinamis perlu diimbangi dengan perhatian yang lebih serius terhadap pengelolaan arsip statis-nya. Arsip-arsip statis yang dimiliki Bank Indonesia menyimpan nilai historis yang luar biasa. Misalnya, dokumen nasionalisasi De Javasche Bank menggambarkan proses transisi kedaulatan ekonomi; arsip kebijakan moneter era Orde Lama dan Orde Baru mencerminkan dinamika ekonomi-politik; sementara dokumen krisis 1998 menjadi pelajaran penting dalam manajemen krisis keuangan. Selain itu, koleksi desain dan evolusi mata uang rupiah juga memiliki nilai kultural dan simbolik yang tinggi. Arsip-arsip ini tidak hanya relevan bagi Bank Indonesia, tetapi juga bagi sejarawan, ekonom, dan masyarakat luas yang ingin memahami perjalanan ekonomi Indonesia.
Maka benar adanya apabila dikatakan bahwa, pengelolaan arsip statis membutuhkan pendekatan yang lebih komprehensif dan berorientasi jangka panjang. Langkah pertama adalah melakukan penilaian arsip untuk menentukan nilai guna jangka panjangnya. Selanjutnya, arsip perlu diklasifikasikan dan disimpan dalam kondisi yang memenuhi standar konservasi, baik secara fisik maupun digital. Digitalisasi menjadi langkah strategis untuk meningkatkan aksesibilitas sekaligus melindungi arsip dari kerusakan fisik. Selain itu, penting bagi Bank Indonesia untuk membuka akses publik secara selektif terhadap arsip statis melalui pameran, publikasi, dan platform digital. Dengan demikian, arsip tidak hanya menjadi “memori pasif”, tetapi juga sumber pengetahuan aktif yang dapat dimanfaatkan oleh masyarakat (Suhardjo, 2015).
Dalam konteks ini, kolaborasi dengan lembaga kearsipan nasional seperti Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) menjadi sangat penting. Kolaborasi ini dapat mencakup standarisasi pengelolaan, pelatihan sumber daya manusia, hingga pengembangan infrastruktur kearsipan. Selain itu, pendekatan interdisipliner yang melibatkan sejarawan, ekonom, dan ahli informasi juga dapat memperkaya pemanfaatan arsip statis. Dengan pendekatan yang tepat, arsip statis dapat menjadi sumber inovasi pengetahuan yang mendukung pengembangan kebijakan berbasis data historis.
Dalam rangka meningkatkan kesadaran akan pengelolaan arsip tersebut, maka pada tahun ini Bank Indonesia berInisiatif untuk menyelenggarakan Festival Kearsipan Bank Indonesia 2026. Kegiatan ini merupakan langkah yang sangat strategis dan patut diapresiasi. Program ini tidak hanya meningkatkan kesadaran internal pegawai terhadap pentingnya arsip, tetapi juga membuka ruang bagi masyarakat untuk lebih mengenal peran arsip dalam kehidupan berbangsa. Festival ini menjadi media komunikasi yang efektif untuk mengubah persepsi bahwa arsip bukan sekadar dokumen lama, melainkan aset berharga yang menyimpan pengetahuan, identitas, dan sejarah. Inisiatif ini menunjukkan bahwa Bank Indonesia tidak hanya berperan sebagai penjaga stabilitas ekonomi, tetapi juga sebagai penjaga memori kolektif bangsa. Dengan melibatkan civitas akademika bidang kearsipan, Bank Indonesia berhasil memberikan wahana kolaborasi dalam festival ini yang akan memungkinkan diskusi tentang pengelolaan arsip lebih baik.
Melihat urgensi pengelolaan arsip di Bank Indonesia ini maka pengelolaan arsip dinamis yang sudah maju perlu terus dipertahankan dan ditingkatkan, sementara pengelolaan arsip statis harus mendapatkan perhatian yang lebih serius dan sistematis. Arsip adalah jembatan antara masa lalu, masa kini, dan masa depan—dan Bank Indonesia berada pada posisi strategis untuk memastikan jembatan tersebut tetap kokoh.
Referensi:
Bank Indonesia. (2023). Sejarah Bank Indonesia. Jakarta: Bank Indonesia.
International Organization for Standardization. (2016). ISO 15489-1: Information and documentation—Records management. Geneva: ISO.
Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia. (1999). Undang-Undang Nomor 23 Tahun 1999 tentang Bank Indonesia. Jakarta.
Purwanto, A. (2018). Manajemen kearsipan modern di lembaga keuangan. Jurnal Kearsipan Indonesia, 13(2), 45–60.
Suhardjo, L. (2015). Arsip sebagai memori kolektif bangsa. Jurnal Ilmu Informasi dan Perpustakaan, 7(1), 1–10.
Thee, K. W. (2012). Indonesia’s Economy since Independence. Singapore: Institute of Southeast Asian Studies.
Lastria Nurtanzila, merupakan pengajar Program Studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi Sekolah Vokasi UGM.